Furnizorii de software pentru call center au inventat noi funcții pentru a ajuta centrele de contact să îmbunătățească rezultatele și randamentele. Una dintre cele mai avansate caracteristici disponibile în cele mai bune soluții de call center on-premise și găzduite este Soundboard Avatars, care este denumit și Soundboard, soundbox și alte nume similare. Orice centru de apel, care utilizează în principal o soluție software pentru call center cu o caracteristică integrată de placă de sunet, este denumit Centru de contact pentru placa de sunet.

Există mai multe moduri prin care puteți îmbunătăți calitatea serviciului utilizând această caracteristică a software-ului de apelare și vă vom împărtăși cum puteți realiza acest lucru prin aplicarea unor sfaturi simple.

1. Folosiți instrucțiuni vocale naturale

Similar cu sistemul IVR (Răspuns vocal interactiv) , această caracteristică a software-ului centrului de contact utilizează, de asemenea, solicitări vocale. Aceste instrucțiuni vocale, indiferent dacă sunt utilizate în IVR sau în sunetul casetei vocale, trebuie să fie naturale. Puteți primi ajutor de la furnizorii de VoIP de afaceri pentru a primi serviciul de voce sau puteți utiliza convertorul TTS (Text to Speech), care poate produce o voce naturală.

2. Nu-l abuzați

Unul dintre principalele beneficii ale utilizării software-ului pentru centrul de contact al plăcii de sunet este implicarea apelantului sau a clientului în conversația inițială, folosind instrucțiuni vocale în limba maternă. Înseamnă că odată ce un client începe să se intereseze de ofertă sau odată ce un client furios este calmat, agentul trebuie să preia conversația. Întreaga conversație nu ar trebui să fie desfășurată folosind Avatars.

De asemenea, această caracteristică poate aduce mari beneficii atunci când este utilizată corespunzător. Nu ar trebui să îl folosiți excesiv, altfel poate crește durata apelului. Acest lucru ar afecta productivitatea agenților. Acest lucru crește și mai mult cozile de apeluri și, în cele din urmă, va afecta negativ calitatea serviciului.

3. Urmați un proces

Puteți profita de beneficii maxime din software-ul centrului de contact dacă agenții dumneavoastră cunosc modul corect de utilizare. Pentru a vă asigura că caracteristica casetei de sunet este utilizată în mod corespunzător, trebuie să definiți un proces pentru a utiliza această caracteristică a unei soluții de call center. Mai mult, trebuie să vă instruiți agenții și să-i educați cu privire la procesul corect de utilizare a acestei funcții mai eficient .

4. Țineți-vă avatarurile actualizate

Trebuie să actualizați instrucțiunile vocale, numite Avataruri ale funcției de sunet ale casetei vocale, pentru a vă menține agenții cu toate solicitările necesare. Continuați să monitorizați conversațiile care folosesc această funcție pentru a adăuga avatarurile lipsă. De asemenea, puteți colecta feedback de la agenții dvs. pentru a afla ce instrucțiuni vocale lipsesc și care sunt necesare pentru a le adăuga.

Concluzie

Puteți oferi clienților dvs. servicii de calitate uluitoare numai dacă reușiți să utilizați corect o soluție de centru de contact cu placă de sunet. Pentru aceasta, trebuie să vă educați agenții cu privire la metoda de utilizare a acestei caracteristici precis. De asemenea, ar trebui să vă asigurați că avatarurile sunt actualizate în mod regulat, adăugând noi și eliminând fișierele neutilizate sau utilizate rar.

Placa de sunet este una dintre cele mai utile caracteristici pe care trebuie să le aveți în soluțiile dvs. de call center on-premise sau găzduite .